Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Booking Services jest firma wskazana poniżej. To ona decyduje, po co i w jaki sposób dane klientów są wykorzystywane podczas zakładania konta, rezerwowania usług i kontaktu.
Jakie dane przetwarzamy
Zakres zależy od tego, z których funkcji korzystasz. Booking Services może przetwarzać:
- dane konta i profilu – imię lub nazwa użytkownika, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zaszyfrowane hasło, zdjęcie profilowe oraz opcjonalnie data urodzenia;
- dane rezerwacji – wybrana usługa i wariant, pracownik, termin, cena, zastosowane rabaty lub korzyści, status wizyty, notatki oraz historia zmian rezerwacji;
- dane płatności – należna kwota, status płatności lub zaliczki, identyfikator transakcji i nazwa wybranej metody płatności. Booking Services nie zapisuje pełnego numeru karty ani kodu zabezpieczającego;
- dane komunikacji – treść powiadomień, wiadomości e-mail i SMS związanych z rezerwacją, przypomnieniami, bezpieczeństwem konta lub akcjami marketingowymi, jeśli są dozwolone;
- dane funkcji dodatkowych – opinie, polubione usługi, kupony, udział w programie lojalnościowym oraz przypisane korzyści;
- dane techniczne – identyfikator sesji, informacje potrzebne do zabezpieczenia logowania, adres IP, czas i rodzaj żądania oraz podstawowe dane o przeglądarce zapisywane w logach serwera.
Rezerwacja usługi z dojazdem
Gdy świadomie wybierasz usługę z dojazdem, przetwarzamy również podany adres, współrzędne wybranego punktu, informacje ułatwiające dojazd, obliczoną trasę, dystans, przewidywany czas przejazdu i koszt dojazdu. Bez tych danych nie można prawidłowo wycenić ani wykonać usługi mobilnej.
Cele i podstawy prawne
Dane przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy mamy konkretny cel i podstawę prawną zgodną z RODO.
| Cel | Podstawa | Przykłady |
|---|---|---|
| Realizacja usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Konto, rezerwacja, zmiana terminu, dojazd, płatność, kontakt dotyczący wizyty. |
| Obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Dokumentacja księgowa, rozliczenia i odpowiedzi dla uprawnionych organów. |
| Bezpieczeństwo i roszczenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Ochrona kont, wykrywanie nadużyć, logi techniczne, ustalenie i obrona roszczeń. |
| Obsługa i rozwój firmy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Organizacja kalendarza, analiza działania własnej usługi i obsługa opinii klientów. |
| Dobrowolne funkcje | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy zgoda jest właściwą podstawą | Wybrane zgody komunikacyjne lub dobrowolnie dodane dane, które można później usunąć. |
Informacje organizacyjne i transakcyjne dotyczące już złożonej rezerwacji nie są reklamą i mogą być wysyłane, ponieważ są potrzebne do jej obsługi. Wiadomości marketingowe e-mail lub SMS są wysyłane tylko wtedy, gdy firma ma do tego właściwą podstawę oraz wymagane uprawnienie do użycia danego kanału komunikacji. Zgody można wycofać, a wobec marketingu bezpośredniego można wnieść sprzeciw.
Komu możemy powierzyć dane
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które są potrzebne do działania Booking Services lub wykonania usługi:
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy administratora – tylko w zakresie swoich obowiązków;
- dostawca hostingu, utrzymania systemu, bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
- dostawcy poczty e-mail oraz bramki SMS, gdy wysyłamy wybraną wiadomość;
- operator płatności wskazany klientowi, jeśli zostanie wybrana płatność online;
- OpenStreetMap Foundation i operatorzy infrastruktury kafelków mapy oraz HeiGIT gGmbH, dostawca OpenRouteService – w zakresie opisanym niżej;
- organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Dostawcy działający na nasze zlecenie otrzymują tylko dane potrzebne do konkretnego zadania. Nie sprzedajemy danych klientów.
Mapy i wyliczanie trasy
Mapa jest częścią świadomie wybranej usługi z dojazdem. Służy do wskazania miejsca, sprawdzenia dostępności rezerwacji oraz obliczenia trasy, dystansu, czasu i kosztu dojazdu. Nie używamy jej do reklamy ani śledzenia zachowania użytkownika.
Leaflet i kafelki OpenStreetMap
Biblioteka Leaflet jest przechowywana lokalnie na serwerze Booking Services. Obraz mapy jest jednak składany z kafelków pobieranych bezpośrednio z infrastruktury OpenStreetMap. Gdy mapa zostaje wyświetlona, przeglądarka łączy się z serwerem kafelków. Operator może wtedy otrzymać m.in. adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia, stronę odsyłającą oraz datę i czas żądania. OpenStreetMap Foundation opisuje te operacje we własnej polityce prywatności i działa w tym zakresie jako niezależny administrator.
OpenRouteService
Geokodowanie adresu i wyliczenie trasy odbywa się przez OpenRouteService dostarczany przez HeiGIT gGmbH. Żądanie wysyła serwer Booking Services, dlatego OpenRouteService nie otrzymuje bezpośrednio adresu IP Twojej przeglądarki z tego połączenia. Otrzymuje natomiast dane potrzebne do obliczenia – adres lub współrzędne punktów trasy – oraz techniczne informacje o żądaniu serwera. Szczegóły opisuje polityka prywatności HeiGIT.
Cookies i pamięć przeglądarki
Booking Services nie korzysta obecnie z Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, Hotjar ani innych reklamowych lub analitycznych trackerów. Używa wyłącznie mechanizmów technicznych potrzebnych do logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania wyboru dokonanego przez użytkownika.
| Nazwa / miejsce | Po co | Okres | Charakter |
|---|---|---|---|
booking_session |
Utrzymuje bezpieczną sesję, logowanie, komunikaty i kolejne kroki rezerwacji. | Cookie do zamknięcia przeglądarki; dane sesji są następnie usuwane zgodnie z konfiguracją serwera. | niezbędne |
booking_remember |
Automatyczne logowanie, ale tylko po świadomym zaznaczeniu opcji „Zapamiętaj mnie”. Token można unieważnić przez wylogowanie. | Do 90 dni lub krócej, gdy użytkownik się wyloguje, zmieni dane bezpieczeństwa albo token zostanie unieważniony. | wybrana funkcja |
booking_cookie_notice |
Zapamiętuje wyłącznie, że użytkownik przeczytał komunikat o niezbędnych mechanizmach, aby nie wyświetlać go przy każdej wizycie. | Do 365 dni lub do wcześniejszego usunięcia cookies w ustawieniach przeglądarki. | preferencja użytkownika |
booking_language |
Zapamiętuje świadomie wybrany język interfejsu. Dla zalogowanego konta źródłem preferencji jest baza danych, a cookie jedynie odzwierciedla ten wybór na danym urządzeniu. | Do 365 dni lub do wcześniejszej zmiany wyboru albo usunięcia cookies w ustawieniach przeglądarki. | preferencja użytkownika |
booking_system_admin_table_modelocalStorage |
Zapamiętuje wybrany układ tabel wyłącznie w panelu administratora. | 180 dni; starszy lub nieprawidłowy wpis jest automatycznie usuwany. | preferencja administratora |
booking_system_scroll_restoresessionStorage |
Po operacji przywraca pozycję przewinięcia, aby strona nie „skakała”. | Do 15 sekund i jednorazowego odczytu, nie dłużej niż bieżąca karta przeglądarki. | niezbędne UX |
Zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej odrębna zgoda nie jest potrzebna, gdy zapis lub odczyt jest konieczny do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi telekomunikacyjnej lub elektronicznej żądanej przez użytkownika. Dlatego mechanizmy opisane wyżej nie są obejmowane sztucznym wyborem „zaakceptuj lub odrzuć wszystko”.
Jeżeli w przyszłości firma doda narzędzia analityczne lub reklamowe, zostaną one zablokowane do czasu uzyskania wymaganej zgody, a ten dokument i sposób zarządzania zgodami zostaną zaktualizowane.
Jak długo przechowujemy dane
- konto – przez okres jego aktywności, a po usunięciu tylko w zakresie wymaganym przez prawo lub potrzebnym do obrony roszczeń;
- rezerwacje, płatności i dokumenty rozliczeniowe – przez czas obsługi usługi, obowiązkowego przechowywania dokumentacji oraz właściwy okres przedawnienia roszczeń;
- zgody i sprzeciwy – przez czas potrzebny do wykazania prawidłowej obsługi żądania i do upływu właściwych terminów roszczeń;
- komunikacja marketingowa – do wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub zakończenia celu;
- logi bezpieczeństwa – przez okres potrzebny do ochrony systemu, wykrycia nadużycia i wyjaśnienia zdarzenia.
Pamięć podręczna obliczeń mapy
Aby nie wysyłać tych samych zapytań bez potrzeby, Booking Services przechowuje udane wyniki geokodowania maksymalnie 30 dni, a udane wyniki tras maksymalnie 7 dni. Wynik informujący, że adresu lub trasy nie znaleziono, jest przechowywany maksymalnie 1 dzień.
Okres może zostać skrócony, jeżeli dane przestaną być potrzebne. Może też zostać wydłużony, gdy wymaga tego przepis, kontrola lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Masz kontrolę nad swoimi danymi
W zależności od sytuacji możesz zażądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
- usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań;
- zaprzestania marketingu bezpośredniego.
Żądanie wyślij na adres do spraw prywatności wskazany w sekcji administratora. Przed realizacją możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, aby nie przekazać danych niewłaściwej osobie.
Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe i formularze są dostępne na uodo.gov.pl.
Jak chronimy dane
Stosujemy środki dopasowane do rodzaju danych i ryzyka: ograniczamy dostęp do panelu, rozdzielamy role pracowników, hasła przechowujemy jako bezpieczne skróty, tokeny funkcji „Zapamiętaj mnie” są weryfikowane i możliwe do unieważnienia, a cookies logowania mają ustawienia HttpOnly, SameSite i – przy połączeniu HTTPS – Secure.
Ceny, rabaty, dostępność terminów, dystans i koszt dojazdu mogą być obliczane automatycznie według ustawień firmy. Booking Services nie podejmuje jednak wyłącznie automatycznych decyzji, które wywołują wobec klienta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.
Podanie danych potrzebnych do konta lub rezerwacji jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie można założyć konta, zarezerwować usługi ani prawidłowo jej wykonać.
Kontakt i zmiany dokumentu
Polityka może być aktualizowana, gdy zmieni się sposób działania Booking Services, dostawca techniczny albo prawo. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa klientów, firma przekaże informację odpowiednim kanałem.
W pytaniach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z administratorem wskazanym w pierwszej sekcji. Zasady rezerwacji i korzystania z systemu opisuje osobny Regulamin.